Hoe de ruggengraat van ons werkproces de deur achter zich dichttrok

TRONGUY

De dag waarvan we wisten dat die zou komen kwam inderdaad. Of beter gezegd, de dag waarvan we bang waren dat die zou komen kwam inderdaad.

Maandagochtend kreeg ik geen antwoord op een mail die ik had verstuurd naar collega Nico. Ik werkte thuis die dag. Wat ik nog niet wist is dat andere collega’s ook geen mail meer ontvingen of versturen konden. Het begon piepklein, met mailtjes die bleven hangen. Wat vervolgens plaatsvond was een nagenoeg totale ineenstorting van onze digitale ruggengraat en daarmee ons werkproces. Op dag 2 werkte alleen de telefoon nog.

Zelfs een documentje printen – toch niet de meest complexe handeling binnen het geheel – bleek opeens niet meer mogelijk. Diepe zucht. Daar sta je dan als bureau met je falende server en je deadlines en je onbereikbare planningen en agenda en je documenten die op lichtjaren afstand verborgen zijn in een digitale paralleluniversum.

Het was de uitdaging om dit onze last te laten zijn, niet die van onze opdrachtgevers.

De meeste kantooromgevingen zijn bekend met dit type digitale anarchie, doch zelden langer dan een dag. Dan komt een techneut met een ringbaardje die stilzwijgend aan de slag gaat met het oplossen van het probleem. En het oplost. Normaliter. Ons probleem loste zich niet zomaar even op, zo bleek op dag 2.

In hoeverre je als bureau afhankelijk bent van een dergelijke systeem, wordt op frustrerende wijze duidelijk op het moment dat het systeem je in de steek laat en alles met zich mee trekt, hup het zwarte gat in. Natuurlijk weegt dit nadeel niet op tegen de voordelen, maar als je door wilt (en moet) en goed werk wilt maken is je werkproces cruciaal. En als dat proces bij wijze van spreken met het lostrekken van een kabeltje 20 jaar terug in de tijd kan worden geworpen ben je kwetsbaar. En dat frustreert. Dat was dag 3.

Inmiddels was onze ict-beheerder druk in de weer met A. het zoeken naar de oorzaak en B. het oplossen van het probleem. Hij en wij tastten in het duister. Op zo’n moment schuiven twee totaal verschillende culturen in elkaar. Die van het ict-beheer: rationeel en procesmatig zoeken naar een oplossing. En die van de reclamewereld: emotioneel en hectisch.

Ondanks de verwoede pogingen om de oorzaak te achterhalen wist ik de oorzaak allang: ons systeem was bezeten. Waar ict’ers zoeken naar rationele oorzaken en oplossingen, vinden reclamemakers bezetenheid doorgaans een plausibele oorzaak. En dat los je op met een exorcisme. Dat terzijde.

Intussen hadden wij allemaal onze smartphones uit de tas getrokken, onder het mom van ‘doen wat nodig is’. Als je auto ermee kapt pak je de fiets. Dag 4 was er een van smartphones, usb-sticks en privé mailadressen. En toenemende ergernis.

We werden teruggeworpen naar het pre-internettijdperk. Onze Spotify-playlist draaide door op de opgebouwde buffer. Noem het toeval of was het bezetenheid, maar hij draaide alleen muziek uit de tijd vóór het ontstaan van internet. Alsof Spotify een lijntje had uitgeworpen in een pre-internetvijver. Daar lach je dan maar om, op dag 5.

Inmiddels hadden we allerlei wegomleggingen bedacht om door te kunnen werken. Dan krijg je het volgende traject. Je typt – ik noem maar wat – een te redigeren tekst (niet langer dan een A4, anders word je gek van het gefriemel op die kleine toetsjes) over in het notitieblokje van je smarthphone. Dit stuur je via het 3G-net (de wifi werkte niet) naar de privémail van een collega die bij de bovenburen een internetverbinding heeft. Je collega zet het document om in een Word-bestand en plaatst het vervolgens op een usb-stick. Je opent het document op je stick en past het aan. Eenmaal klaar breng je de stick terug naar de collega bij de buren, die het vervolgens naar de klant mailt via z’n privé mailadres.

Een logistiek proces dat alles bij elkaar zomaar een half uur duurt. Normaal gesproken zou dit nog geen 5 minuten werk zijn geweest. Zie daar de prijs voor een falend systeem.

Inmiddels is dag 8 aangebroken. Aan het einde van de tunnel is het licht eindelijk aan. De internetverbinding werkt weer, de printer meestal. De mail en agenda’s nog niet en een noodserver is online. Aan een structurele oplossing wordt hard gewerkt. We kloppen het stof van ons af, het bureauleven gaat door. Het lijkt erop dat de kantoorapocalyps afgewend is. Hoewel we erg benieuwd zijn wat onze mail nog uit zijn hoge hoed gaat toveren na zijn achtdaagse afwezigheid.

Een gedachte over “Hoe de ruggengraat van ons werkproces de deur achter zich dichttrok

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s